Базы данных -> Access -> Access 2000

Введение

На сегодняшний день MS Access является наиболее популярной СУБД, используемой для разработки настольных баз данных (БД). Богатый набор мастеров и построителей позволяет полностью автоматизировать создание пользовательского интерфейса, а множество удобных средств разработки помогает сократить время создания законченного приложения. Полная интеграция с другими приложениями MS Office (Word, Excel, Outlook) - также большой плюс Access. Встроенный язык Visual Basic for Application (VBA) позволяет выполнять нестандартные задачи.

Однако все эти возможности имеются и в более ранних версиях Access. И хотя не за горами появление новой версии Office XP, до сих пор возникает вопрос: в чем отличие Access 97 от Access 2000 и есть ли смысл переходить на новый, более <тяжеловесный> продукт Microsoft ради незначительных новшеств?

Коротко о главном

Аccess 2000 значительно отличается от предыдущей версии. Часть усовершенствований (например, отображение связанных таблиц) можно отнести к удобствам разработки.

Также появились значительные изменения, которые являются новшествами (страницы доступа к данным, файлы проекта).

Рассмотрим все подробнее.

Удобства

Окно базы данных Access 2000

Первое, что бросается в глаза, - новый интерфейс окна базы данных в стиле Outlook. Список объектов теперь размещается в левой части окна. К нему можно добавлять собственные группы элементов, содержащих ссылки (ярлыки) на объекты БД. В верхней части окна - команды для работы с объектами.

Создавать новые объекты базы данных можно как с помощью панели инструментов окна базы данных, так и с помощью ярлыков, выводящихся в списке объектов.

Печать схемы БД

Стало возможным печатать схему базы данных (Файл→Печать схемы данных). При этом схема сохраняется как отчет, который затем можно отправить на принтер.

Просмотр связанных таблиц

В режиме таблицы появилась возможность просматривать и редактировать содержимое связанных таблиц . Автоматически в качестве связанных выступают таблицы, для которых в схеме данных установлена связь <один ко многим>.

Однако если в схеме данных для одной главной таблицы есть несколько подчиненных, то можно указать только одну из них для связанного просмотра. Для этого в режиме конструктора главной таблицы надо вызвать свойства таблицы (меню Вид→Свойства) и выбрать имя подтаблицы. В качестве подтаблицы можно использовать и запросы.

А в формах такие таблицы можно просматривать как подчиненные формы.

Условное форматирование полей форм и отчетов

При просмотре данных в форме или отчете можно использовать различный формат полей - в зависимости от значения, хранящегося в поле, или от наличия фокуса в поле (для форм).

Для этого в конструкторе формы (отчета) для выбранного поля следует вызвать команду Формат→Условное форматирование и задать от одного до трех условий на значение и соответствующих им различных вариантов форматирования.

В предыдущей версии Access такого эффекта можно было добиться только посредством написания кода на VBA, управляющего свойствами объектов формы или отчета.

Автозамена имен

В прежних версиях Access изменение имен таблиц или имен полей в таблицах приводило к тому, что запросы, формы и отчеты, построенные на данных с измененными именами, переставали работать, так как не находили переименованный источник данных. Каждый объект базы данных Access 2000 имеет теперь внутренний уникальный код, а само имя объекта используется в качестве псевдонима. Access 2000 автоматически производит все необходимые замены имен полей и таблиц в запросах, формах, отчетах и схеме данных, но макросы и модули по-прежнему придется исправлять вручную. Включить/выключить автозамену можно в меню Сервис→Параметры на вкладке Общие.

Сжатие БД

Всем известно, что при удалении различных объектов база данных <не хочет> уменьшать свой размер. И если не проводить сжатие и восстановление, то база данных может вырасти до неоправданно больших размеров.

В Access 2000 были усовершенствованы способы сжатия и восстановления БД. Теперь эти действия выполняются одной командой Сервис→Служебные программы→Сжать и восстановить БД. Но самым ценным является появившаяся возможность автоматически сжимать и восстанавливать БД при закрытии (меню Сервис→Параметры на вкладке Общие).

Защита

В Access 2000 защиту данных на уровне рабочих групп можно организовать с помощью усовершенствованного мастера защиты Сервис→Защита→Мастер защиты. Мастер предлагает заготовки типичных групп пользователей с разными уровнями привилегий доступа к объектам БД.

Новшества

Страницы доступа к данным

Microsoft серьезно позаботилась о поддержке Интернета. Уже в Access 97 появились команды экспорта данных в формат HTML. Access теперь поддерживает доступ к данным через Web.

Средства публикаций для Интернета в новой версии значительно расширились: появился специальный тип объектов - страницы доступа к данным.

Страница доступа к данным представляет собой Web-страницу, которую можно использовать для добавления, редактирования, просмотра и обработки текущих данных в базе данных Microsoft Access при работе в локальной интрасети или Интернете.

Страницы доступа к данным сохраняются вне файла базы данных как отдельный HTML-файл. Их можно открывать в Internet Explorer версии 5.0 или выше и использовать для ввода, просмотра и отбора информации в базе данных без использования оболочки Access.

Процесс создания страниц доступа к данным практически ничем не отличается от процедуры создания форм Access - их можно создать с помощью нового <мастера> или вручную в окне конструктора. При этом панель инструментов, применяемая при их создании, будет содержать элементы управления ActiveX и другие компоненты, предназначенные для применения на Web-страницах.

Средства VBA

Access 2000 имеет еще большую степень совместимости с другими приложениями Microsoft Office 2000. В первую очередь это касается среды программирования. Используемый в Access 2000 язык программирования Visual Basic для приложений (VBA 6.0.) является общим для Access, Word, Excel и PowerPoint. Это облегчает решение задач, в которых одновременно используются различные приложения Office. Теперь Basic в Access и Excel выглядит совершенно одинаково.

Кстати, теперь можно защитить свой код на VB паролем. Для этого при просмотре любого модуля в редакторе VB вызовите меню Tools→Properties закладка Protection.

Новая версия ядра баз данных Microsoft Jet

Ядро базы данных Microsoft Jet - это компонент СУБД Microsoft Access, выполняющий загрузку и сохранение данных в базах данных пользователей и в системных базах данных.

Access 2000 использует усовершенствованную версию ядра баз данных - Microsoft Jet 4.0, которая обеспечивает поддержку Unicode (что позволяет помещать в базе данных текст на нескольких языках в самых экзотических кодировках), усовершенствованные средства обработки ошибок и исключений, а также встроенную поддержку интерфейсов OLE DB и расширенный синтаксис языка SQL.

Проект Microsoft Access

Легкий способ создания приложений в архитектуре <клиент-сервер>

Проект Microsoft Access (.adp) представляет собой новый тип файлов Access, позволяющий напрямую (без использования ядра баз данных Microsoft Jet) подключаться к базам данных SQL Server с помощью механизма доступа к данным OLE DB. С помощью проекта Access можно легко создать приложение в архитектуре <клиент-сервер>. В файле проекта Microsoft Access сохраняются формы, отчеты, макросы и модули (то есть все объекты приложения). Все объекты базы данных (таблицы, запросы, схема данных и хранимые процедуры) хранятся в базе данных SQL Server. При этом все перечисленные выше объекты доступны через окно проекта базы данных.

Работа с проектами Access

Работа с проектом Microsoft Access очень напоминает работу с базой данных Access. Процесс создания форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулей одинаков. В проекте базы данных можно использовать базы данных Microsoft SQL Server 6.5 или 7.0, а также новую СУБД MSDE (Microsoft Data Engine). Подключившись к базе данных SQL Server, можно просматривать, создавать и изменять объекты базы данных - таблицы, представления, хранимые процедуры и схемы баз данных. В формах и отчетах Access 2000, а также на страницах доступа к данным в качестве источника данных могут использоваться таблицы, результаты выполнения хранимых процедур, а также отдельные SQL-запросы.

Средства интеграции приложений Access 2000 с базами данных на SQL Server предназначены прежде всего для специалистов средней и высокой квалификации, знакомых с SQL Server, а также с архитектурой <клиент/сервер>.

Использование ядра MSDE (Microsoft Data Engine) 

Microsoft считает, что время Jet прошло и настала очередь больших корпоративных СУБД, таких как Microsoft SQL Server 7.0. Для обеспечения возможности постепенного вытеснения Jet технологиями <клиент/сервер> в состав Microsoft Access включена новая СУБД - MSDE (Microsoft Database Engine), представляющая собой Microsoft SQL Server, обладающий ограничениями, связанными с максимальным объемом базы данных (2 Гбайт) и числом одновременно подключенных пользователей (до 5), а также не имеющий административных утилит - их роль может выполнять Access 2000. Технология MSDE разработана и оптимизирована для использования на небольшом числе компьютеров, таких как рабочие станции пользователей или малые серверы рабочих групп.

Чтобы использовать в проекте ядро MSDE, необходимо установить эту СУБД, ее дистрибутив находится на CD №1 Office 2000 Professional, Developer или Corporate Edition, либо Microsoft Access: \Sql\X86\Setup\Setupsql.exe. Создать файл MSDE можно с помощью пункта меню Сервис→Служебные программы→Создать файл MSDE.

Преобразование данных и объектов в формат SQL Server с помощью мастера 

Мастер преобразования в формат SQL Server преобразует базу данных Microsoft Access (.mdb) в новую или существующую базу данных Microsoft SQL Server версий 6.5 или 7.0 либо в новый проект Microsoft Access (.adp) путем преобразования данных и описаний данных и переноса объектов базы данных (Сервис→Служебные программы→Мастер преобразования в формат SQL Server).

Резюме

Новые возможности, появившиеся в Access, несомненно, привлекут внимание всех категорий пользователей, от новичков до программистов - разработчиков приложений.

Новые средства быстрого создания базы данных без дополнительного программирования делают Access доступным для работы любого грамотного пользователя ПК. Использование страниц доступа к данным - достойная альтернатива формам и отчетам. Создание файлов проекта MS Access позволяет разрабатывать приложения <клиент-сервер>, применяющие Microsoft SQL Server, в привычной и удобной среде Access.

Если, прочитав данную статью, вы решились перейти на новую версию программы, это не составит для вас особого труда. Access сам предложит преобразовать вашу базу из формата предыдущей версии в момент открытия. А в случае необходимости вернуться обратно в Access 97 надо выполнить обратное преобразование: Сервис→ Служебные программы→Преобразовать базу данных→К предыдущей версии базы данных Access.

Конечно, все новое может пугать неизвестным, может нравиться или нет, но ни у кого не вызывает сомнения, что если остановиться на достигнутом, очень скоро ваши знания останутся невостребованными. Так что давайте идти в ногу со временем или хотя бы не очень сильно отставать от него.

Литература:

1. http://www.microsoft.com/office/2000/Access/documents/accover.htm.
2. Харитонова И.А., Михеева В.Д. Microsoft Access 2000. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 1999. - 1088 с.: ил.
3. Шнайдер Г. Access 2000. - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2000. - 480 с.: ил. - (Справочник).

КомпьютерПресс 5'2001